Archive for elokuu, 2011

24/08/2011

Uusi työntekijä – kaaos koko firmassa?

Kirjoittanut innawahlberg

Hyvää alkanutta syksyä!

Ei ole tavatonta, että yritykset rekrytoivat kerralla useita kymmeniä uusia työntekijöitä. Etenkin monet IT-talot saattavat palkata yhdeltä istumalta jopa sata konsulttia. Henkilöstöhallinnon osalta tilanne on vähintäänkin haastava. Aika monessa firmassa nimittäin jo yhden uuden työntekijän rekrytointi johtaa pahimmillaan kaaokseen.

Kyse on tietenkin perehdyttämisestä ja ylipäätään osaamisen johtamisesta.  Lienee itsestään selvää, että jos perehdytyksen prosessit eivät ole kunnossa, uusi tulokas jää helposti selviytymään yksin. Ongelma ei koske pelkästään isoja organisaatioita, joihin työntekijän on helppo ”hukkua”. Myös pienemmissä yrityksissä perehdytys voi jäädä puolitiehen, jos kiireiset kollegat eivät ehdi (tai halua) opastaa eikä uusi työntekijä toisaalta uskalla häiritä heitä.

Kaikista kurjin tilanne on silloin, kun uusi työntekijä jää ilman perehdytystä eivätkä hänen toimenkuvansa tai työtehtävänsä ole täysin selviä. Ja kun kollegat eivät tahdo jakaa osaamistaan peläten, että tulokas vie heidän osaamisensa – ikään kuin osaamisensa voisi menettää sillä, että jakaa tietoa toisillekin.

Miten tällaiset tilanteet voisi välttää?

Pitämällä huolen siitä, että yrityksen perehdytysprosessit ovat kunnossa. Henkilöstöhallinnolla pitää olla rekrytoinnit näpeissään: minne rekrytoidaan, miksi, kuka valitaan, milloin hän aloittaa, kuka vastaa perehdyttämisestä, mitä kaikkea perehdyttämiseen kuuluu, kuka varmistaa, että työntekijä on todella päässyt vauhtiin ja toimenkuvat ovat selvät. Ja niin edelleen.

Erityisen tärkeää perehdytys on tulevina vuosina, kun suuret ikäluokat jäävät eläkkeelle. Samalla hetkellä kun tuore eläkeläinen kävelee ovesta ulos, hänen mukanaan lähtee valtava määrä hiljaista tietoa, arkistoihin kirjoittamatonta osaamista. Hyvässä perehdytysprosessissa myös hiljaisen tiedon jakaminen ja siirtäminen on otettu huomioon, esimerkiksi mentorointiohjelmalla.

Hyvin perehdytetty ja tervetulleeksi itsensä tunteva työntekijä on parasta, mitä yrityksellä voi olla.

Mutta viime kädessä kaikki on ihmisistä itsestään kiinni. Jos ihmisten väliset suhteet eivät toimi, ”mentori helvetistä” voi pilata ajantasaiset ja hiotut prosessit ja viimeisimmän teknologian.

Toivoisin, että tämä tarina ei olisi tosi.

Mainokset
01/08/2011

HR:n sisäiset prosessit ne vasta kalliita ovatkin

Kirjoittanut tuomoropponen

Selvityksemme HR-toimintojen ulkoistamisesta Pohjoismaissa osoittaa, että kaikissa maissa suurin syy välttää ulkoistamista on kuviteltu ulkoistamisen kustannustehottomuus. Miten tällaiseen harhakäsitykseen on todellisuudessa päädytty?

Väitän, että harva pohjoismainen organisaatio on itse asiassa analysoinut riittävän laajasti HR:n nykykustannuksia sekä tunnistanut aidosti isoimmat HR-prosessien pullonkaulat ja kustannussyöpöt, saati hyödyntänyt HR-raportointityökalujaan faktatiedon pohjaksi. Kokemukseni mukaan käsitys ulkoistamisen kalleudesta perustuu paljolti HR:n ja johdon mutu-tuntumaan. Kuvitellaan, että sisäinen HR-yksikkö on ylivertaisen tehokas eikä sen vuoksi toimintoja voida ulkoistaa. Kansainvälisten tutkimusten valossa tilanne on juuri päinvastoin.

PriceWaterHouseCoopersin selvitys HR-ulkoistuksista tukee käsityksiäni siitä, että sisäiset HR-toiminnot voivat olla hyvinkin kallis ratkaisu organisaatioille. PwC:n tutkimuksen mukaan sisäiset HR-prosessit maksavat vuodessa keskimäärin 1 400 – 2 000 dollaria / työntekijä yrityskoosta riippuen. Piilokustannukset, kuten järjestelmistä ja niiden integroinnista aiheutuvat kulut voivat aiheuttaa jopa 50% kokonaiskustannuksista. Piilokustannukset jätetään kuitenkin yleensä huomiotta, kun vertaillaan sisäisen HR:n ja ulkoistamisen kustannuksia. Luvut eivät siten ole todellisuudessa vertailukelpoisia.

Samainen selvitys osoittaa myös, että useamman HR-prosessin ulkoistaminen yhdelle palveluntarjoajalle tuo keskimäärin 32%:n kustannussäästöt verrattuna sisäiseen HR:ään tai usealle palveluntarjoajalle hajautettuihin ulkoistettuihin toimintoihin nähden. HR:n avaintoimintojen hoitaminen organisaation sisäisesti maksaa siis 1 000 työntekijän organisaatiolle keskimäärin 2 miljoonaa dollaria vuodessa. Ulkoistamisella organisaatio säästäisi jopa 640 000 dollaria vuodessa. Luulisi näin merkittävien säästöjen kiinnostavan jo johtoporrastakin.

Selvityksemme mukaan valtaosa pohjoismaisista organisaatioista ulkoistaa yksittäisiä HR-prosesseja usealle palveluntarjoajalle. Täällä ei ole vielä ymmärretty kokonaisvaltaisemman, usean prosessin keskitetystä ulkoistamisesta syntyviä huomattavia kustannussäästöjä.

Omassa tutkimuksessamme mielenkiintoista on myös se, että suomalaiset investoivat henkilöstöhallinnon kehittämisessä erityisesti HR-järjestelmiin. Mutta osataanko näitä järjestelmiä ja niiden tuottamaa faktatietoa oikeasti hyödyntää HR:n suunnittelussa ja kehittämisessä? Kokemuksemme mukaan kehitettävää on vielä rutkasti!