Selvityksemme HR-toimintojen ulkoistamisesta Pohjoismaissa osoittaa, että kaikissa maissa suurin syy välttää ulkoistamista on kuviteltu ulkoistamisen kustannustehottomuus. Miten tällaiseen harhakäsitykseen on todellisuudessa päädytty?
Väitän, että harva pohjoismainen organisaatio on itse asiassa analysoinut riittävän laajasti HR:n nykykustannuksia sekä tunnistanut aidosti isoimmat HR-prosessien pullonkaulat ja kustannussyöpöt, saati hyödyntänyt HR-raportointityökalujaan faktatiedon pohjaksi. Kokemukseni mukaan käsitys ulkoistamisen kalleudesta perustuu paljolti HR:n ja johdon mutu-tuntumaan. Kuvitellaan, että sisäinen HR-yksikkö on ylivertaisen tehokas eikä sen vuoksi toimintoja voida ulkoistaa. Kansainvälisten tutkimusten valossa tilanne on juuri päinvastoin.
PriceWaterHouseCoopersin selvitys HR-ulkoistuksista tukee käsityksiäni siitä, että sisäiset HR-toiminnot voivat olla hyvinkin kallis ratkaisu organisaatioille. PwC:n tutkimuksen mukaan sisäiset HR-prosessit maksavat vuodessa keskimäärin 1 400 – 2 000 dollaria / työntekijä yrityskoosta riippuen. Piilokustannukset, kuten järjestelmistä ja niiden integroinnista aiheutuvat kulut voivat aiheuttaa jopa 50% kokonaiskustannuksista. Piilokustannukset jätetään kuitenkin yleensä huomiotta, kun vertaillaan sisäisen HR:n ja ulkoistamisen kustannuksia. Luvut eivät siten ole todellisuudessa vertailukelpoisia.
Samainen selvitys osoittaa myös, että useamman HR-prosessin ulkoistaminen yhdelle palveluntarjoajalle tuo keskimäärin 32%:n kustannussäästöt verrattuna sisäiseen HR:ään tai usealle palveluntarjoajalle hajautettuihin ulkoistettuihin toimintoihin nähden. HR:n avaintoimintojen hoitaminen organisaation sisäisesti maksaa siis 1 000 työntekijän organisaatiolle keskimäärin 2 miljoonaa dollaria vuodessa. Ulkoistamisella organisaatio säästäisi jopa 640 000 dollaria vuodessa. Luulisi näin merkittävien säästöjen kiinnostavan jo johtoporrastakin.
Selvityksemme mukaan valtaosa pohjoismaisista organisaatioista ulkoistaa yksittäisiä HR-prosesseja usealle palveluntarjoajalle. Täällä ei ole vielä ymmärretty kokonaisvaltaisemman, usean prosessin keskitetystä ulkoistamisesta syntyviä huomattavia kustannussäästöjä.
Omassa tutkimuksessamme mielenkiintoista on myös se, että suomalaiset investoivat henkilöstöhallinnon kehittämisessä erityisesti HR-järjestelmiin. Mutta osataanko näitä järjestelmiä ja niiden tuottamaa faktatietoa oikeasti hyödyntää HR:n suunnittelussa ja kehittämisessä? Kokemuksemme mukaan kehitettävää on vielä rutkasti!
Strateginen menestystekijä 